แนะนำ Trello ระบบจัดการโปรเจคฟรี

Trello เป็นระบบจัดการงานหรือ project management ที่ใช้บริหารจัดการงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นงานประจำวันของทีมงานในบริษัท ติดตามงานระหว่างทีมงานภายนอก จัดการงานบ้านในครอบครัว (ว่าใครกวาดบ้านวันไหน 👍) หรือแม้แต่วางแผนหนีเที่ยว ✈ ก็สามารถจัดเรียงให้เป็นระบบได้ เนื่องจากตัวเครื่องมือมีความยืดหยุ่นมาก เราสามารถใช้มันได้หลายสถานการณ์

ก่อนอื่นเรามารู้จักที่มาที่ไปกันก่อนว่า Trello นั้นถูกออกแบบมาโดยยึดหลักการจัดการที่ชื่อว่า Kanban (看板) ซึ่งเป็นระบบการจัดการที่คิดค้นโดยบริษัท Toyota เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต บางที่จะเรียกระบบนี้ว่า “Toyota Nameplate System” ซึ่งได้ชื่อจากหลักการวางการ์ดเพื่อใช้ติดตามความคืบหน้าของการผลิต ต่อมา Kanban กลายเป็นระบบที่ใช้กันในสายการผลิตสินค้าและลามไปถึงการพัฒนาซอฟแวร์ด้วย Trello เอาหลักการนี้มาใช้ในการออกแบบจึงกลายมาเป็น Kanban Board ที่เราใช้กันนี่เอง

Trello ทำงานอย่างไร

อย่างที่เล่าไปคือ Trello ใช้ระบบ Kanban board ซึ่งก็คือกระดาน 1 แผ่น ในกระดานประกอบไปด้วยรายการแนวตั้งหรือ List เรียงต่อกันไป ใน list มีการ์ด (Card) ที่เราสามารถลากวางไปที่ list อื่นหรือจัดเรียงลำดับใน list เดียวกันได้ ในการ์ดแต่ละใบก็จะมีรายละเอียดด้านใน เช่น ชื่อการ์ด คำอธิบาย รูปภาพ checklist วันที่ deadline label สี และคอมเม้น เราสามารถสร้าง board list card ได้ไม่จำกัด

ถึงตอนนี้น่าจะพอเห็นภาพแล้วใช่ไหมครับว่าเราสามารถจัดเรียง board list และ card 3 อย่างนี้ให้เป็นไปตามที่เราต้องการได้ ถ้าให้เปรียบเทียบง่ายๆ มันก็เหมือนกับกระดาษ post it 📝 เอามาเรียงกันเป็นระบบ แต่สามารถ search 🔎 ค้นหาได้ และสามารถแชร์ให้คนอื่นสร้าง card ของตัวเอง หรือคอมเม้นใน card ของเราได้ และที่สำคัญคือสามารถเข้ามาดูตอนไหนก็ได้

เราจะใช้ Trello ยังไงได้บ้าง

เมื่อเข้าใจหลักการทำงานแล้ว เราลองมาดูกันว่าเราจะสามารถนำระบบนี้มาทำอะไรได้บ้าง

ใช้จัดการ Task แบบ Todo List ✔

เบสิคสุดๆคือเอามันมาทำเป็น Todo List หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ ไม่ว่าจทำเป็น personal todo แบบที่เราดูเองคนเดียว หรือ team todo แบบที่คนในทีมทำด้วยกันก็ย่อมได้

ทำเป็น Week Plan 📆

ถ้าคุณมีงานที่ต้องทำตามวัน คุณสามารถจัดเป็น week plan โดยใช้ list เป็นวันจันทร์ถึงศุกร์ แล้วสร้าง card เป็นรายการที่ต้องทำในวันนั้นๆ ถ้าให้ไกลกว่านั้นก็สามารถทำเป็น year plan โดยใช้ list เป็นเดือน มกราถึงธันวา

ถ้าคุณมีงานตัวไหนที่คุณทำเป็นประจำทุกสัปดาห์ ไม่ต้องสร้างการ์ดใหม่ สามารถติดตั้ง power-up (ตัวเสริม) ที่ชื่อ Card Repeater ที่จะทำให้สามารถตั้งให้การ์ดใบนั้นสร้างใหม่ทุกๆสัปดาห์ได้

วางแผนเที่ยว ✈

ลองจัดและบันทึกการจองตั๋วเครื่องบิน ร้านอาหาร การเดินทาง ของที่ต้องเตรียมจัดกระเป๋า แหล่งท่องเที่ยว จุดชมวิว จากนั้นแชร์ให้กับเพื่อร่วมทริป ซึ่งเขาก็สามารถเพิ่มไอเดียหรือคอมเม้นกลับมาได้ พอถึงวันไปทุกคนก็จะมี agenda ว่าวันนี้ทำอะไรบ้าง ดีไม๊ละ 😃

วางตารางเขียน Blog 📄 (ของผมเอง)

ผมเองก็เป็นคนนึงที่ใช้ Trello โดยผมใช้ในการจัดการเนื้อหา blog ของผมนี่แหละ เพื่อให้ผมสามารถโฟกัสงานเป็นอย่างๆ ผมจึงทำเป็น list แยกขั้นนตอนเพื่อให้ผมสามาถเห็นในมุมสูงได้ว่า อะไรทำไปแล้ว ต้องทำอะไรต่อ แล้วถ้าทำอันนี้เสร็จ มีไอเดียไหนน่าสนใจเอามาเขียนต่อบ้าง

ไอเดียอื่นๆ

จะเห็นได้ว่า Trello ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือจัดการโปรเจคหรืองานอย่างเดียว แต่มันใช้ในการจัดการอะไรก็ได้จริงๆ ถ้าอยากได้ไอเดียเพิ่มเติมลองเข้าไปที่ Trello Inspiration ซึ่งในนั้นจะมีไอเดียการใช้ Trello ในกรณีต่างๆครับ

สรุป

จริงๆแล้วมีระบบ project management อื่นๆอีกมากมายที่ดีกว่า Trello เช่น Asana Wrike Taskworld JIRA Microsoft Project Basecamp และอื่นๆๆๆ คือแม่งเยอะมาก 😱 แต่ละอันก็มีจุดเด่นจุดด้อยต่างกันไป อย่างที่ทำงานผมใช้ Asana ซึ่งผมว่าใช้ทำงานกับโปรเจคเยอะๆได้ดีกว่า

แล้วทำไมผมถึงเลือกใช้ Trello นะรึ? เพราะมัน ฟรีไง! 😍 ผมใช้ Trello สำหรับงานส่วนตัวและเน้นความง่าย เนื่องจากงานของผมมันไม่ได้ซับซ้อนมาก Trello จึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับผม ณ ตอนนี้

ด้วยความที่มันฟรี มันก็จะมีข้อจำกัดอยู่บ้าง เช่น attach file ได้ไม่เกิน 10MB ต่อไฟล์ หรือ ติดตั้ง Power-Ups หรือตัวเสริมได้ไม่เกิน 1 ตัวต่อ 1 บอร์ด แต่เราสามารถอัพเกรดเป็น Trello Gold หรือ Trello Business Class ได้ ซึ่งก็จะเพิ่มความสามารถและลดข้อจำกัดเหล่านี้ลงไป แต่ถ้าคุณชอบของฟรี ให้ชวนเพื่อนเข้ามาในบอร์ดของเรา แล้วก็จะได้ Trello Gold สูงสุด 12 เดือน

ถ้าใครสนใจลองใช้ Trello ละก็ กดที่ลิ้งนี้แล้วสมัครเลย 👉 https://trello.com/cteerakit/recommend กดผ่านลิ้งนี้เท่านั้นนะ ผมจะได้ Trello Gold อิอิ 🙏 🙌